Automatyzacja procesów biznesowych może wydawać się wielu przedsiębiorcom zbyt skomplikowana i nieosiągalna, w szczególności dla małych firm, które nie dysponują zbyt dużym budżetem. Wystarczy jednak wprowadzić proste procesy automatyzacji aby mała firma działała równie sprawnie co duże przedsiębiorstwo. Automatyzacja pozwala na jeszcze wydajniejszą i bardziej skuteczną pracę, przynoszącą lepsze wyniki.
Czym jest zatem automatyzacja procesów?
Główna zasada automatyzacji polega na określeniu zadań w różnych procesach w Twojej firmie, w których maszyna może częściowo zastąpić człowieka. Automatyzacja pozwala odciążyć zespół pracowników od powtarzalnych zadań, które wykonać może komputer podczas, gdy ludzie będą mogli skupić się na bardziej kreatywnej i wartościowej pracy. Bardzo istotnym aspektem przy wdrożeniu automatyzacji jest obliczenie rentowności wprowadzenia takiego systemu w porównaniu do zadań wykonywanych manualnie przez pracowników.
Proces automatyzacji
Procesy będą się różnić w zależności od specyfiki usług, produktów i firmy. W każdym pojedynczym przypadku będą to jednak procesy powtarzalne. Bardzo często są to czynności na tyle żmudne i czasochłonne, że warto wprowadzić automatyzację. Procesy możemy podzielić na 2 grupy: kluczowe i wspierające. Pierwsza z nich dotyczy procesów istotnych w sprawowaniu działania firmy, druga natomiast wynika z jej nazwy, zawiera dodatkowe działania, wspomagające właściwą pracę. Przykładem korzystania z automatyzacji procesów biznesowych są działy obsługi klienta (gdzie na najczęściej zadawane pytania odpowiada chatbot) oraz działy marketingu (automatyczne pozyskiwanie leadów).
Źrodło zdj: https://deviniti.com/pl/monday-app/automatyzacja-procesow-w-firmie-w-3-krokach/
Czy automatyzacja jest niezbędnym narzędzie w każdej firmie?
Roboty do żmudnej pracy
Wbrew opiniom niektórych osób, automatyzacja nie służy w celu zwalniania ludzi. Pozwala ona oddelegować żmudniejsze zadania programom, aplikacjom i wykorzystać czas na inne, bardziej twórcze zadania. Jak wynika z badania Salesforce, pracownicy jedynie 34% swojego czasu poświęcają na faktyczną sprzedaż. Resztę zadań stanowią procesy takie jak tworzenie ofert, planowanie spotkań, uaktualnianie spotkań co mogłaby wykonywać maszyna.
Więcej czasu na kreatywne myślenie
W zadaniach kreatywnych nie zastąpi nas automatyzacja, gdyż zamiast powtarzalności w schematach potrzebne jest samodzielne wyciąganie wniosków, krytyczne myślenie czy osiąganie jak najlepszych wyników. Gdy pracownik obarczony jest wykonywaniem żmudnych zadań, nie ma siły i motywacji na kreatywność.
Mniejsza ilość błędów
Wprowadzając automatyzację można zauważyć, że maleje ilość błędów w zadaniach. Pomyłki zdarzają się niezwykle rzadko i najczęściej wynikają z niepoprawnego wprowadzenia danych aniżeli błędu samego programu.
Szybsza obsługa i lepsza jej jakość
Po wprowadzeniu automatyzacji na pewno zauważalną zaletą będzie znaczne przyspieszenia obsługi klienta. Chatboty będą w stanie odpowiedzieć na większą część zapytań bez żadnej ingerencji pracownika. Można również automatyzację wykorzystać do przyspieszenia procesów w sklepie e-commerce takich jak aktualizowanie liczby dostępnych produktów, wypełnianie etykiet czy kontaktowanie się z osobą, która porzuciła koszyk w trakcie zakupów. W efekcie klient szybciej otrzymuje to, na czym mu zależy, bez względu na to, czy chodzi o informację, produkt czy usługę.
Zapoznaj się z webinarem, w którym Jerzy Dryndos, prezesem firmy odpowiedzialnej za powstanie Logotec App Studio, opowiada, w jaki sposób możesz zautomatyzować swoją pracę tworząc aplikację dzięki no-code.
Automatyzacja procesów w firmie w 3 krokach
Krok 1: Zidentyfikuj procesy
Stwórz listę i zweryfikuj procesy biznesowe, które należy jako pierwsze poprawić. Przy identyfikacji kluczowych problemów zadaj sobie poniższe pytania:
• Jaki jest cel danego proces?
• Od jakiego momentu rozpoczyna się proces, a kiedy jest jego koniec?
• Co należy zrobić aby przejść przez cały proces?
• Kto z firmy i jakie działy zaangażowane są w proces?
• Jakie informacje powinny być przekazane pomiędzy działami w poszczególnych elementach procesu?
Krok 2: Rozważ obecne procesy w firmie
Podczas weryfikacji możesz znaleźć potencjalne sfery, które wymagają interwencji i poprawy. Pomyśl o każdym etapie w analizowanym procesie:
• Ile materiałów zostaje zużytych podczas trwania tego etapu?
• Ile kopii tego samego dokumentu trzeba przygotować?
• Ile przepracowanych godzin jest potrzebnych do przejścia przez cały etap?
• Ile godzin spędza się na powtarzalnej pracy?
• Jeśli występują opóźnienia to kiedy i z jakiego powodu?
Dzięki uzyskaniu odpowiedzi na te pytania przedsiębiorca jest w stanie określić cel optymalizacji, zobaczyć w jakich sektorach można wprowadzić automatyzację, żeby wyeliminować błędy i zbędną pracę przy czynnościach powtarzalnych.
Krok 3: Automatyzacja procesów biznesowych w firmie
Kiedy zdecydujemy się już na usunięcie niepotrzebnych elementów z całego procesu możemy skupić się na wprowadzeniu automatyzacji. Na początku trzeba jednak określić, czy kompetencje IT oraz komputery są odpowiednio przygotowane do wprowadzenia optymalizacji. Jeżeli nie, oznacza to że już na samym początku trzeba wprowadzić zmiany. Kiedy już wszystko będzie gotowe pamiętaj tylko, że oprogramowanie to dodatkowe narzędzie, które w razie potrzeby musi być na bieżąco automatyzowane.
Źródło zdj: https://deviniti.com/pl/monday-app/automatyzacja-procesow-w-firmie-w-3-krokach/
Przykładowe wykorzystanie automatyzacji procesów dzięki oprogramowaniu
Odpowiednie oprogramowanie może umożliwić automatyzację procesu obsługi wielu powtarzalnych wierzytelności poprzez automatyczne otrzymywanie sądowych nakazów zapłaty z wykorzystaniem e-Sądu i sądu tradycyjnego. Odpowiednio przygotowany system może wykonywać wiele powtarzalnych obowiązków jak wyliczanie zadłużenia na wskazany dzień dla każdej z wierzytelności, pobieranie z e-Sądu informacji o zmianach w złożonych pozwach i zmieniać statusy spraw w oparciu o dane z e-Sądu.
Umów się na rozmowę z nami – a przedstawimy Ci, w jaki sposób możesz skorzystać z naszego Logotec App Studio, tworząc swoją aplikację automatyzującą procesy w Twojej firmie.